DATEV Belegtransfer V.5 – NAPS2 – Tutorial: Einrichtung

1 Was ist NAPS2?
NAPS2 ist eine kostenlose, mehrsprachige Open-Source Software, um Dokumente zu scannen. Da nicht jeder Scanner heute über eine eigene Scanning-Software verfügt und das Windows-Bordmittel recht wenige Funktionen (z.B. keine Profile) besitzt, ist dies eine gute Alternative.

2 Download & Installation
Download direkt auf der NAPS2-Website: https://www.naps2.com
Installieren Sie das Programm, wie Sie es unter Windows gewohnt sind.

3 Sprache
Nach der Installation starten Sie das Programm und stellen Sie die Oberfläche über den Menüpunkt „Language“ auf Deutsch um.

4 Profile anlegen
Mit Profilen lassen sich Voreinstellungen für bestimmte Scan-Vorgänge festlegen. Diese müssen dann nicht jedes Mal erneut voreingestellt werden, was Ihnen viel Zeit spart. Profile legen Sie wie folgt an:

4.1) Öffnen Sie über den Menüpunkt „Profile“ die Profilübersicht und legen ein neues Profil an.

4.2) Legen Sie sich ein oder mehrere Profile wie in den Screenshots gezeigt an. Die Standard-Werte für einerseits qualitative und andererseits platzsparende Scans sind laut DATEV Unternehmen Online dabei: DIN-A4, 300 dpi Auflösung und Graustufen (im Volksmund: „Schwarz-Weiß“). In den Profilen können Sie jeweils die Einzug-Methoden definieren: Flachbett für Tankbelege, einseitiger Scan über den Papiereinzug („simplex“), mehrseitiger Dokumentscan über den Papiereinzug („duplex“, wenn von Ihrem Scanner unterstützt).

Über den Punkt „Erlaube automatisches Speichern“ können Sie ein Windows-Ordner Ihrer Wahl festlegen, in dem die Dateien später gespeichert werden. Probieren Sie dabei ruhig mal die Platzhalter aus – diese erlauben Ihnen eine automatische Benennung Ihrer Dateien (z.B. durchnummeriert oder mit Datum benannt).

Etwas versteckt unter dem Button „erweitert“ finden Sie eine Möglichkeit automatisch Leerseiten nicht mit zu scannen. Dies ist optional, aber häufig sinnvoll.

Nach dem Anlegen der Profile könnte dies bei Ihnen zum Beispiel so aussehen:

Scannen Sie nun einfach über den Punkt „Scannen“ im Hauptmenü mit dem gewünschten Profil.

5 Spezielle Funktion: Stapelverarbeitung
NAPS2 bietet die Möglichkeit einen ganzen Haufen Dokument „in einem Rutsch“ einzuscannen, um diese dann in verschiedenen einzelnen PDFs zu speichern.
Diese Funktion finden Sie im Hauptmenü unter dem Punkt Scannen (kleines Dreieck) oder mit dem Tastenkürzel Strg + B.

Wählen Sie dabei im Untermenü folgende Einstellungen:

Nach dem Scannen werden die einzelnen Seiten aller Dokument in NAPS2 angezeigt.

Diese können Sie auswählen und einzelne Seiten nach Belieben drehen, sortieren oder löschen. Markieren Sie mehrere Dateien und speichern diese dann als einzelnes PDF ab.

NAPS2 Profile für DATEV Belegtransfer V5  (Beispiel)